Kit em 96h, app em 2 meses e meio: como ajudei a Pepsico a reorganizar o retorno ao escritório A 96-hour kit, a 2.5-month app: how I helped Pepsico rethink the return to the office

Empresa: Pepsico Brasil (via WA Project)

Produto: Kit Home Office → Meu Espaço → Nossa Casa

Meu papel: Product Designer único da ferramenta (júnior na época)

Escopo: pesquisa, fluxo, UI mobile e desktop, backoffice, sinalização física (wayfinding)

Time: eu (design) + 1 PM da WA Project + time de engenharia da WA Project + time de RH/suprimentos da Pepsico Brasil

Ferramentas: Adobe XD

Status: Em uso até hoje

• 96h — tempo de entrega do kit de home office, a demanda inicial, sem protótipo
• 2,5 meses — do primeiro wireframe à v1 (Meu Espaço) em produção
• 1/3 do prazo — tempo usado pra validar e lançar a v1 antes de evoluir pro Nossa Casa
• 1 — designer responsável pela ferramenta de ponta a ponta

No "novo normal" pós-pandemia, empresas começaram a organizar a volta parcial dos funcionários ao escritório. A Pepsico Brasil passou por isso em etapas. Primeiro, com colaboradores ainda em home office, precisava resolver a logística de levar material de trabalho pra casa de cada um. Foi aí que a empresa procurou a WA Project, agência onde eu trabalhava como designer júnior.

A primeira demanda era pontual: desenhar o fluxo pra colaborador ir até o escritório retirar o kit de home office. Esse projeto saiu do design pra produção em 96 horas, com ajustes acontecendo no meio do caminho. Não existe protótipo guardado dele, mas foi essa entrega rápida que abriu a porta pro resto.

Pouco depois, com parte do time se preparando pra voltar fisicamente, a Pepsico voltou pra WA com um problema maior: garantir que esse retorno fosse seguro. Isso envolvia agendar quem ia pro escritório em que dia, confirmar vacinação, fazer check-in no ambiente de trabalho e, mais pra frente, até reservar mesa.

Reservar mesa não resolvia sozinho. Depois de agendado, o colaborador ainda precisava achar a mesa certa dentro do prédio. Isso significava pensar o escritório como espaço físico também, não só como tela.

Fui o único designer da ferramenta, dos dois lados (Meu Espaço e depois Nossa Casa) e também do backoffice administrativo. Trabalhei em par direto com uma PM da WA Project, com o time de engenharia da própria WA pra viabilizar o que eu desenhava, e do lado do cliente, com o time de RH e suprimentos da Pepsico Brasil, desde desenhar fluxo e tela até validar prioridade de escopo com quem ia usar o produto no dia a dia.

O escopo também passou por sinalização física: propus a divisão das áreas do escritório usando nomes de produtos Pepsico (Ruffles, Doritos, Quaker, entre outros) como referência de setor, e desenhei as etiquetas de identificação de mesa com QR code.

Dividi essa entrega em fases, do jeito que ela aconteceu de fato.

A primeira versão, o Meu Espaço, cobria o essencial: agendamento de retorno ao escritório, check-in via QR code, confirmação de vacinação e informações sobre transporte. O objetivo era dar à Pepsico controle sobre quem estava fisicamente no prédio e quando, sem travar o processo em planilha ou e-mail.

O check-in acontecia em duas etapas. Na catraca de entrada, o colaborador lia um QR code pra liberar o acesso ao prédio. Depois precisava chegar até a mesa reservada, numa área identificada pelo nome de um produto Pepsico, e confirmar a chegada lendo o QR code impresso numa etiqueta fixada na própria mesa. Desenhei essa etiqueta (código da mesa, QR code, identidade visual do Meu Espaço) como parte do mesmo projeto, ligando o fluxo digital à sinalização física do escritório.

O Meu Espaço resolveu a entrega inicial, mas junto com o uso foram aparecendo pedidos novos: comunicados internos, agendamento de vacinação, reserva de mesa, histórico de check-in. A Pepsico queria centralizar isso numa ferramenta só, com uma versão pra desktop e um backoffice pra gestão. Foi aí que o projeto virou o Nossa Casa, ampliando o mobile e ganhando as outras duas frentes.

A versão desktop replicava os mesmos fluxos do mobile, mas pensada pra quem acessava de um notebook corporativo: mais espaço pra densidade de informação e navegação por menu lateral em vez de abas.

Do primeiro wireframe até a entrega em produção, o processo todo levou cerca de dois meses e meio. A v1, o Meu Espaço, saiu em cerca de um terço desse tempo, já desenhada pra evoluir sem precisar ser refeita do zero.

O Meu Espaço entrou em uso pelos colaboradores da Pepsico Brasil que estavam retornando ao escritório, cobrindo a retirada do kit home office e, depois, o check-in diário por QR code. Com a evolução pro Nossa Casa, o backoffice passou a dar ao time de RH e suprimentos visibilidade sobre quem estava no prédio e quando, sem depender de planilha ou e-mail.

O backoffice dava ao time de RH e suprimentos uma visão centralizada de quem estava circulando pelo escritório, sem depender de planilha.

Nota de metodologia: os prazos e proporções citados aqui vêm da minha lembrança do projeto, não de registro ou dashboard que eu tenha hoje em mãos. Trato como aproximação, não como dado fechado.

• Entrega faseada evita over-engineering. Desenhar o kit home office sem pensar ainda no backoffice completo manteve o escopo daquele momento enxuto e deixou a porta aberta pra evoluir quando a necessidade real apareceu.
• Prazo curto também é restrição de design. As 96 horas da entrega do kit me ensinaram a priorizar o que resolvia o problema imediato e deixar refinamento visual pra depois.
• UX não para na tela. A sinalização física das mesas e a etiqueta com QR code fizeram parte do mesmo projeto de experiência que o app. Pensar só na interface teria deixado a jornada incompleta.

Company: Pepsico Brazil (via WA Project)

Product: Home Office Kit → Meu Espaço → Nossa Casa

My role: Sole product designer on the tool (junior at the time)

Scope: research, flow design, mobile and desktop UI, backoffice, physical wayfinding

Team: me (design) + 1 PM from WA Project + WA Project's engineering team + Pepsico Brazil's HR/procurement team

Tools: Adobe XD

Status: Still in use today

• 96h — turnaround for the home office kit, the initial ask, no prototype
• 2.5 months — from first wireframe to v1 (Meu Espaço) in production
• 1/3 of that timeline — time spent validating and shipping v1 before evolving into Nossa Casa
• 1 — designer responsible for the tool end to end

In the post-pandemic "new normal," companies started organizing employees' partial return to the office. Pepsico Brazil went through this in stages. First, with employees still working from home, it needed to solve the logistics of getting work materials to each person's house. That's when the company approached WA Project, the agency where I worked as a junior designer.

The first ask was narrow: design the flow for an employee to go to the office and pick up their home office kit. That project went from design to production in 96 hours, with changes happening along the way. There's no saved prototype of it, but that fast delivery is what opened the door to everything that came next.

Not long after, with part of the team getting ready to come back in person, Pepsico came back to WA with a bigger problem: making sure that return was safe. That meant scheduling who'd be in the office on which day, confirming vaccination, checking in on site, and later, booking a desk.

Booking a desk didn't solve it on its own. Once scheduled, the employee still had to find the right desk inside the building. That meant designing the office as a physical space too, not just as a screen.

I was the sole designer on the tool, across both versions (Meu Espaço and later Nossa Casa) and the backoffice admin panel. I worked closely with a PM from WA Project, with WA's own engineering team to ship what I designed, and on the client side, with Pepsico Brazil's HR and procurement team, from designing flows and screens to validating scope priority with the people who'd actually use the product day to day.

The scope also covered physical wayfinding: I proposed dividing the office floor into areas named after Pepsico products (Ruffles, Doritos, Quaker, among others) as sector references, and designed the desk ID labels with QR codes.

I split this delivery into phases, the way it actually happened.

The first version, Meu Espaço, covered the essentials: scheduling the return to the office, QR code check-in, vaccination confirmation, and transport information. The goal was to give Pepsico control over who was physically in the building and when, without running the process through a spreadsheet or email.

Check-in happened in two steps. At the entrance turnstile, the employee scanned a QR code to get building access. Then they had to find their reserved desk, in an area named after a Pepsico product, and confirm arrival by scanning the QR code printed on a label fixed to the desk itself. I designed that label (desk code, QR code, Meu Espaço's visual identity) as part of the same project, connecting the digital flow to the office's physical signage.

Meu Espaço solved the initial delivery, but as people used it, new requests kept coming in: internal announcements, vaccination scheduling, desk booking, check-in history. Pepsico wanted to bring all of that into a single tool, with a desktop version and a backoffice for management. That's when the project became Nossa Casa, expanding the mobile app and adding the other two fronts.

The desktop version mirrored the same mobile flows, but designed for people accessing it from a corporate laptop: more room for information density and side-menu navigation instead of tabs.

From the first wireframe to production, the whole process took about two and a half months. V1, Meu Espaço, shipped in roughly a third of that time, already designed to evolve without needing a rebuild.

Meu Espaço went into use by Pepsico Brazil employees returning to the office, covering home office kit pickup and, later, daily QR code check-in. With the evolution into Nossa Casa, the backoffice gave the HR and procurement team visibility into who was in the building and when, without depending on spreadsheets or email.

Methodology note: the timelines and proportions mentioned here come from my own memory of the project, not from records or a dashboard I have access to today. Treat them as approximate, not as closed data.

• Phased delivery prevents over-engineering. Designing the home office kit without thinking through the full backoffice yet kept that moment's scope lean and left room to evolve once the real need showed up.
• A tight deadline is a design constraint too. The kit's 96-hour delivery taught me to prioritize what solved the immediate problem and leave visual polish for later.
• UX doesn't stop at the screen. The desks' physical signage and the QR code label were part of the same experience as the app. Thinking only about the interface would have left the journey incomplete.